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Data: 18/12/2017
Istituto Oikos sta selezionando un/a Responsabile Amministrativo da inserire nella sua operatività in Mozambico. Durata 12 mesi rinnovabili. Scadenza per le candidature 30 gennaio 2017.
Responsabile Amministrativo – Mozambico
Mansioni generali:
Il Responsabile Amministrativo è responsabile della gestione amministrativa della sede Oikos di Pemba (Mozambico), assicurando l’uniformità delle procedure amministrative nel rispetto delle esigenze dei donatori e dell’organizzazione, dando supporto alle sede di Milano in fase di rendicontazione. Si occupa della gestione e pianificazione di tutte le funzioni amministrative relative alla sede di Pemba: contabilità, procedure di acquisto, gestione casse e conti correnti bancari. Si occupa inoltre della supervisione del personale locale in accordo con il Coordinatore Paese.
Mansioni specifiche:
Coordina il dipartimento “amministrazione e Logistica” di Istituto Oikos in Mozambico e in particolare:
1) Gestione economica e finanziaria progetti
• Assiste i Capi Progetto ed il Coordinatore Paese nella pianificazione e gestione dei budget di progetto in accordo con le procedure definite dai singoli donatori;
• Gestisce il sistema contabile interno (DESY) assicurando la corretta attribuzione dei costi, sulla base dei budget di progetto;
• Collabora con il Coordinatore Paese per l’analisi e pianificazione dei costi sui progetto al fine di assicurare la sostenibilità della base;
• Mantiene un corretta e completa archiviazione della documentazione amministrativa in accordo con le normative e le procedure amministrative dei principali donatori (MAE e UE) e secondo le procedure interne di Oikos;
• Assicura una corretta gestione della cassa e dei conti correnti bancari, inviando alla sede di Milano le periodiche chiusure mensili e riconciliazioni con il sistema contabile;
• Collabora con il Coordinatore Paese nelle richieste periodiche di trasferimenti di fondi dalla sede di Istituto Oikos a Oikos Mozambico sulla base delle previsioni di spesa dei singoli progetti;
• Assicura il periodico invio della documentazione di progetto alla sede di Milano e collabora con lo staff amministrativo per la scansione ed archiviazione dei documenti amministrativi;
• Collabora con i capi progetto nella gestione delle loro prime note di spesa;
• Redige i contratti con i fornitori locali;
• Assiste il Coordinatore Paese ed il Desk nella preparazione di specifici Accordi di Collaborazione (MoU) con i partner in loco;
• Supervisiona il personale contabile di Pemba e delle sedi dislocate nella gestione della contabilità.
2) Gestione del personale
• Redige i contratti di lavoro del personale locale;
• È responsabile della gestione amministrativa dei contratti di lavoro del personale locale di concerto con i Project Manager nelle fasi di: contrattazione, analisi del livello retributivo, verifica dell’efficienza e della produttività, risoluzione dei contratti, incentivi.
3) Logistica
• Assistenza nella gestione delle procedure di acquisto, fornitura di servizi, materiali ed opere, secondo le normative dei principali donatori (procedura corretta, modulistica, raccolta delle autorizzazioni necessarie all’acquisto);
• Collabora con il Logista nella predisposizione, aggiornamento e gestione degli inventari in funzione delle procedure interne Oikos;
• Collabora con il Logista nella supervisione del magazzino e dello stock di materiali e attrezzature.
Competenze e capacità richieste:
• Laurea in discipline economiche, gestione amministrativa e finanziaria o affini;
• Master in management delle imprese sociali, aziende non profit e cooperative costituirà titolo preferenziale;
• Almeno cinque anni di esperienza lavorativa in un settore analogo in paesi in via di sviluppo. Pregressa esperienza in Africa e in Mozambico in particolare costituirà titolo preferenziale;
• Conoscenza approfondita delle procedure di rendicontazione dei principali donatori istituzionali (UE e MAE necessari);
• Esperienza in amministrazione di progetti di sviluppo finanziati da MAE e UE;
• Conoscenza delle procedure di procurement previste dalle linee guida MA e UE;
• Esperienza/conoscenza delle procedure relative alle ONG;
• Buone conoscenze informatiche (pacchetto office, internet, skype) ed autonomia nella gestione di software amministrativi;
• Buona capacità di redigere relazioni e rapporti;
• Buone capacità relazionali e di lavoro in gruppo;
• Buona conoscenza della lingua inglese, è gradita una buona conoscenza della lingua portoghese.
Durata del contratto: 12 mesi rinnovabili, con un periodo di prova di 3 mesi.
Sede di Lavoro: Pemba (sede di Istituto Oikos Mozambico) con frequenti trasferte a Ibo (principale area di intervento), Provincia di Cabo Delgado, Mozambico settentrionale.
Retribuzione: da definire in base all’esperienza lavorativa e alle qualifiche possedute.
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