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Data: 17/02/2016
Istituto Oikos sta selezionando un Responsabile Amministrativo per la sua sede in Tanzania. Contratto a Progetto 12 mesi rinnovabili. Inserimento Aprile 2016. Scadenza invio dei CV: 11 marzo 2016
Responsabile Amministrativo – Tanzania
Sede di lavoro: Arusha, Tanzania (con missioni nelle aree di progetto)
Durata : 12 mesi (rinnovabile)
Inserimento: Aprile 2016
Tipologia Contratto: Contratto a Progetto 12 mesi rinnovabili
Retribuzione: da definire in base all’esperienza lavorativa e alle qualifiche possedute.
Competenze generali:
Il/la responsabile amministrativo/a sarà responsabile della gestione amministrativa della sede di Arusha e dovrà assicurare l’uniformità delle procedure amministrative nel rispetto delle esigenze dei donatori e dell’organizzazione, supervisionando la regolare rendicontazione dei progetti e assicurando la corretta tenuta delle scritture contabili dell’associazione. Si occuperà della pianificazione, supervisione e reportistica periodica di tutte le funzioni amministrative relative a progetti e programmi: contabilità, controllo del budget, procurement, rapporti finanziari e monitoraggio.
Competenze specifiche:
1) Gestione economica e finanziaria dei progetti
Responsabile della amministrazione e gestione dei budget di progetto. In particolare:
• Verificare che le risorse finanziarie messe a disposizione dai progetti siano spese secondo quanto previsto dai budget di progetto e in accordo con le procedure definite dai singoli donatori.
• Autorizzare le spese correnti e straordinarie e verificare la corretta esecuzione delle spese stesse e le attribuzioni dei costi, sulla base dei budget di progetto e del budget annuale di Oikos East Africa, così come definito annualmente da Istituto Oikos in collaborazione con Oikos East Africa.
• Assicurare che una documentazione corretta e completa della contabilità sia mantenuta e registrata in accordo con le normative e le procedure amministrative dei principali donors (UE, USAID, UN, MAE) e secondo le procedure interne di Oikos.
• Verificare la correttezza formale della tenuta della contabilità, ivi comprese la gestione dei conti correnti, le chiusure mensili e le riconciliazioni periodiche. Preparare rapporti relativi al controllo e alla gestione dei flussi finanziari dei vari progetti, al monitoraggio delle spese e dei flussi di denaro (bilancio finanziario e analisi del budget).
• Controllare la liquidità disponibile e inoltrare richieste trimestrali di trasferimenti di fondi dalla sede di Istituto Oikos a Oikos EA sulla base delle previsioni di spesa dei singoli progetti e seguendo le procedure interne di Oikos.
• Supervisionare lo staff amministrativo e i capi progetto in Tanzania nella compilazione delle prime note e negli aspetti di gestione contabile dei budget dei progetti.
• Occuparsi della preparazione di contratti con i donatori in loco, i fornitori e i clienti.
• Accompagnare la preparazione di specifici Accordi di Collaborazione (MoU) con i partner in loco.
• Accompagnare la elaborazione e la presentazione di nuove proposte attraverso la preparazione di budget specifici di progetto.
2) Gestione amministrativa di Oikos East Africa e supporto alle imprese sociali costituite
• Amministrare e gestire il budget generale di Oikos East Africa.
• Collaborare con lo studio responsabile dell’audit finanziaria di Oikos East Africa e supervisionare la predisposizione dei bilanci consuntivi annuali e la realizzazione degli audit annuali dell’organizzazione.
• Dare supporto tecnico per le analisi di sostenibilità delle imprese sociali promosse da Istituto Oikos e Oikos East Africa: MESULA, Mkuru Training Camp e Maasai Women Art.
3) Gestione del personale
Responsabile della gestione amministrativa dei contratti di lavoro del personale locale della sede di Arusha. In particolare, in concerto con il Direttore di Oikos East Africa e con i Project Manager l’amministratore coordinerà e supervisionerà:
• Assunzione, attribuzione delle mansioni, livello retributivo, verifica dell’efficienza e della produttività, risoluzione dei contratti, incentivi e gratifiche, relativamente al personale di Oikos East Africa.
• Rendimento e rispondenza ai Terms of Reference definiti nei rispettivi contratti, dello staff internazionale e dello staff locale.
4) Logistica
In collaborazione con il responsabile della logistica:
• Supervisione del magazzino e dello stock di materiali e attrezzature.
• Gestione e supervisione di procurement per la fornitura di servizi, materiali ed opere, secondo le normative dei principali donors (UE, USAID, UN, MAE).
• Predisposizione, aggiornamento e gestione degli inventari in funzione delle procedure interne Oikos.
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