|
Data: 15/05/2014
Quali sono le condizioni di realizzabilità?
Per avviare un centro di organizzazione di convegni e congressi è necessario individuare quali sono le condizioni indispensabili per avere successo. Ecco quali sono quelle che si devono rispettare:
• Esperienza nel settore stesso o in uno analogo. È opportuno che chi crea una società di organizzazione di congressi abbia già lavorato precedentemente, per esempio, nel settore del turismo congressuale di una società di viaggi, oppure nell’ufficio stampa di un’azienda o comunque provenga dal settore della comunicazione;
• Caratteristiche professionali specifiche. Per svolgere con successo il proprio lavoro, un buon organizzatore deve possedere una professionalità poliedrica in grado di spaziare dal settore contabile a quello del marketing a quello più specificatamente tecnologico, unita ad una solida cultura di base, alla conoscenza almeno della lingua inglese e alla predisposizione ai rapporti umani;
• Disponibilità finanziarie. Per chi vuole dedicarsi a questa attività esiste un ostacolo di tipo economico - finanziario di non poca importanza. Negli ultimi anni, infatti, il PCO (professional congress organizer) e cioè l’organizzatore congressuale professionista è costretto sempre più ad accollarsi l’onere finanziario di intere manifestazioni. In precedenza chi voleva fare un congresso e si serviva di una società specializzata versava, all’atto della firma del contratto, a titolo di acconto, almeno il 30% dell’onorario stabilito.
Questa cifra serviva al PCO per affrontare le spese immediate che prevede l’organizzazione di un congresso (affitto della sala, acconti ai fornitori, ecc.) che in alcuni casi possono ammontare anche a qualche migliaio di euro. Il saldo avveniva di solito a manifestazione conclusa.
Questa prassi era necessaria perché di solito l’organizzazione di un congresso inizia anche un anno prima della sua effettiva realizzazione ed è impensabile che chi inizia a lavorare inizi a incassare 16/18 mesi dopo i primi passi.
Oggi, a causa della non facile situazione economica, i clienti hanno una disponibilità più limitata di denaro. Non solo quindi non è facile riuscire ad ottenere degli anticipi, ma anche il pagamento finale può slittare anche fino a 120 giorni. Si può immaginare quanto questo sia pericoloso per una nuova società che all’inizio della sua attività può trovarsi in una situazione di difficoltà finanziaria.
Questa scarsezza di liquidi causa non pochi problemi nei rapporti tra un organizzatore congressuale e i suoi fornitori che richiedono tempi di pagamento più rapidi. La difficoltà nei pagamenti si è venuta a verificare per diversi motivi.
Innanzitutto, perché gli enti o istituzioni pubbliche che promuovono congressi usufruiscono talvolta di finanziamenti pubblici erogati con estrema lentezza dall’apparato burocratico. La stessa lentezza si constata anche quando i clienti sono società private che riescono a promuovere congressi solo grazie all’aiuto economico di sponsor spesso non troppo solleciti nella liquidazione dei contributi.
Sempre più spesso accade che, a conquistare i clienti, siano i PCO in grado di anticipare almeno in parte le spese di gestione di un congresso. Ciò rappresenta un grave handicap e, talvolta, una barriera di ingresso invalicabile per chi inizia. Si può allora valutare, come già detto, di iniziare con l’organizzazione di eventi più limitati che consentono di fare esperienza in maniera graduale e che implicano investimenti più ridotti.
Quali sono i rischi che si corrono?
Soprattutto per chi è agli inizi dell’avventura imprenditoriale è necessario individuare e, di conseguenza, evitare alcuni rischi che potrebbero compromettere la buona riuscita dell’attività. Ecco quali sono i più gravi:
• impegnarsi nell’organizzazione globale di un evento senza fornire un’adeguata qualità dei servizi;
• servirsi di fornitori inaffidabili;
• fare promesse impossibili da mantenere;
• entrare in segmenti di mercato molto ampi, ma già coperti da concorrenti forti e con buona immagine;
• entrare in segmenti di mercato poco battuti, senza avere verificato una consistenza minima utile.
Per saperne di più clicca qui.
Pagina precedente
|
